Le travail hybride implique des réunions via des plateformes telles que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Comment faire en sorte que cela soit inclusif ? Enfin, nous nous penchons également sur l’aspect sécuritaire du travail hybride.
Appareil photo allumé ou éteint ? On ! Les quatre participants à la table ronde organisée par ITdaily sont clairement d’accord. Stefaan Arryn, VP People chez Silverfin : “Vous ne pouvez pas avoir de réunions inclusives sans vidéo. Dans les réunions de grands groupes avec un seul orateur, c’est différent, mais toute réunion qui nécessite une interaction, c’est là que la vidéo entre en jeu”.
Sven Den Uijl, Channel Manager Benelux Smart Collaboration chez Lenovo, Willem Magerman, CTO chez Dilaco et Andreas Van Puyenbroeck, Category Manager North West Europe chez HP hochent clairement la tête. Tous trouvent le mot “inclusivité” extrêmement important.
“Le visage est une partie incroyablement importante de l’histoire”, explique M. Den Uijl.
La technologie est suffisamment avancée
Heureusement, la technologie évolue à la vitesse de l’éclair et une salle de réunion intelligente ou une webcam haute résolution dans l’ordinateur portable sont aujourd’hui la norme. “Une bonne image est importante, mais le son l’est tout autant. L’ensemble doit être parfait. Les organisations doivent investir dans du matériel pour les employés afin que la connexion à partir de la maison ne soit plus un inconvénient”, ajoute M. Van Uijl.
Une bonne image est importante lors d’un appel vidéo, mais le son l’est tout autant. L’ensemble doit être parfait.
Sven Den Uijl, Channel Manager Benelux Smart Collaboration chez Lenovo
Une bonne webcam et un bon casque font des merveilles, mais la salle de réunion elle-même est souvent le facteur limitant. Un inconvénient : les employés qui viennent au bureau ne sont pas concernés. Ce sont les travailleurs à domicile qui en subissent les conséquences.
“La technologie est aujourd’hui suffisamment avancée pour que, grâce à des innovations intelligentes et à l’IA, tout le monde puisse être parfaitement en vue pour une conversation inclusive. Si vous n’investissez pas dans ce domaine, vous obtiendrez une image fine pour tout le monde au bureau, tandis que les travailleurs à domicile verront un grand espace sans pouvoir remarquer des détails comme les expressions faciales.”
Le seul inconvénient, selon M. Den Uijl, est que les organisations n’investissent pas suffisamment dans ce domaine. “Ce sont souvent les solutions les plus coûteuses qui permettent à une personne travaillant à domicile d’interagir de manière optimale avec tous les employés du bureau.
Quelle est la bonne solution ?
Quelle est donc la bonne solution ? Selon M. Van Puyenbroeck, il s’agit d’une configuration dans laquelle les personnes travaillant à domicile se sentent suffisamment à l’aise pour participer activement à la conversation. “Vous disposez d’un budget limité ? Dans ce cas, vous devez en tirer le meilleur parti pour abaisser le seuil le plus possible.
Van Puyenbroeck et Den Uijl soulignent tous deux les possibilités de “mesurer” une salle de réunion. Grâce aux données télémétriques fournies par la caméra, l’équipe informatique a un aperçu clair de la fréquence d’utilisation de chaque salle et du taux d’occupation moyen”, explique Den Uijl.
“Quel est le degré d’utilisation du matériel ? C’est une donnée précieuse pour optimiser vos espaces et prévoir le budget adéquat pour les investissements futurs. “
Théorie et pratique
M. Magerman aime s’immiscer dans le débat en disant que la technologie ne fonctionne pas toujours parfaitement. “Dans notre bureau, nous avons des salles de réunion intelligentes qui suivent l’orateur par vidéo. C’est inclusif, mais c’est aussi parfois source de frustration. Supposons que la personne en face de vous tousse, la caméra détecte le son et change la mise au point. Résultat : la personne est mise au point et se trouve embarrassée.”
Arryn pense que la technologie est importante, mais il aime réitérer l’inclusion. “Supposons qu’une équipe se réunisse au bureau tous les mardis, mais qu’un employé travaille à Londres et doive toujours se connecter. Cette personne peut alors commencer à se sentir exclue. Nous mettons fin à cette situation en donnant à plusieurs personnes de l’équipe la possibilité de se connecter à partir d’un autre endroit, sans qu’elles soient nécessairement attendues au bureau. Il est également important de s’en rendre compte à temps”.
Une technologie coûteuse n’est pas toujours nécessaire pour des réunions inclusives.
Stefaan Arryn, VP People chez Silverfin
“Une technologie coûteuse n’est pas toujours nécessaire pour des réunions inclusives”, déclare Arryn. Dans une salle de réunion, chaque personne se connecte séparément et allume sa caméra. Cette méthode est beaucoup plus inclusive pour les travailleurs à domicile. Assurez-vous que toutes les personnes présentes dans la salle appuient sur la touche “mute”. Une personne ne se met pas en sourdine et se connecte au microphone central de la salle de réunion. Cela fonctionne souvent très bien.
Planification de l’agenda
Combien de temps peuvent durer les réunions ? “45 minutes”, répond M. Den Uijl. “Les 15 minutes restantes peuvent être utilisées pour faire une pause ou passer brièvement en revue vos courriels. Magerman abonde dans le même sens. “Chez nous, c’est 50 minutes, rien de plus n’est autorisé.
Les réunions physiques sont-elles toujours meilleures que les réunions virtuelles ? Je ne le pense pas”, déclare Arryn. “Les réunions virtuelles sont plus ponctuelles. Il n’y a presque jamais d’interruption.
M. Den Uijl souligne également la flexibilité des réunions virtuelles. “Aujourd’hui, vous pouvez parfaitement suivre une réunion en marchant ou au supermarché. Vous pouvez difficilement prendre des notes, mais un assistant IA comme Copilot dans Microsoft Teams vous y aide. Dans un certain sens, cela contribue également à l’inclusivité.”
La sécurité dans un monde hybride
Des caméras aux salles de réunion, en passant par la sécurisation du matériel informatique à domicile ou en déplacement. Est-ce devenu beaucoup plus difficile aujourd’hui ? “Travailler de n’importe où n’est pas vraiment un défi”, affirme M. Magerman. Votre environnement en nuage et l’utilisation de votre propre appareil (BYOD) sont beaucoup plus décisifs. Nous nous concentrons donc davantage sur ce que l’on appelle la sécurité centrée sur les données. La sécurité suit les données. Essayer de sécuriser un point d’extrémité n’est de toute façon pas une réussite optimale aujourd’hui.
Travailler de n’importe où n’est pas tant le défi. C’est votre environnement en nuage et le principe ” apportez votre propre appareil” (BYOD) qui sont beaucoup plus décisifs.
Willem Magerman, directeur technique chez Dilaco
Aujourd’hui, le réseau domestique ou le travail à partir du Wi-Fi d’un café ou d’un McDonald’s ne pose pas de problème aux organisations qui adoptent la confiance zéro. “Nous partons toujours du principe qu’il s’agit d’un réseau non fiable”, explique M. Magerman. “Il est indigne de confiance jusqu’à ce qu’il soit vérifié. Le niveau d’accès dépend de notre capacité à vérifier que le lieu de travail est sécurisé.
L’homme, talon d’Achille
M. Van Puyenbroeck fait remarquer que de nombreux clients considèrent aujourd’hui la sécurité des points finaux comme allant de soi. “Cependant, beaucoup de choses ont dû se passer dans l’usine et en termes de développement pour arriver au niveau où nous sommes aujourd’hui.
Il se félicite que la confiance zéro devienne de plus en plus la norme. “Il est extrêmement rare qu’un piratage se produise par simple pénétration du matériel. 99 % des piratages réussis sont le résultat d’une erreur humaine. L’hameçonnage reste un problème important et il est nécessaire de poursuivre la formation et la sensibilisation.
M. Magerman partage ce point de vue, mais insiste sur la nécessité d’une formation utile. “Quelqu’un insère dans son ordinateur portable une clé USB qui n’a jamais été utilisée auparavant dans l’entreprise ? Dans ce cas, une fenêtre contextuelle s’affichera automatiquement pour avertir des dangers qu’elle présente”.
Il est extrêmement rare qu’un piratage se produise par simple pénétration du matériel.
Andreas Van Puyenbroeck, Category Manager North West Europe chez HP
“Notre notification la plus populaire est celle qui, dans Outlook, vous avertit lorsque vous souhaitez envoyer un document confidentiel en dehors de l’environnement de travail. J’ai peut-être 24 personnes qui s’appellent Bart, dont quelques-unes seulement sont des collègues. Si j’envoie accidentellement un document au mauvais Bart, cela peut être un désastre. Une telle fenêtre contextuelle est une bonne occasion d’apprendre, en plus des formations traditionnelles sur la sécurité et l’hameçonnage.
Conclusion
Le travail hybride a poussé l’équipe informatique à revoir ses outils de sécurité. En même temps, ceux-ci doivent toujours être opérationnels, que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement. La confiance zéro est la norme. Jusqu’à preuve du contraire, vous n’êtes jamais en sécurité.
En ce qui concerne les réunions hybrides, il y a encore du pain sur la planche. La technologie nécessaire aux réunions inclusives existe aujourd’hui, mais les budgets limités empêchent souvent une mise en œuvre adéquate. L’inclusion est le mot le plus important à retenir dans un environnement de travail hybride. Abaissez la barrière de l’interactivité et tirez le meilleur parti de votre budget.
Cet éditorial est le deuxième d’une série de trois sur le thème du travail hybride. Cliquez sur notre page thématique pour voir tous les articles de la table ronde, la vidéo et nos partenaires.