Les réunions hybrides sont aujourd’hui omniprésentes, mais la technologie, en plus d’être un facilitateur, constitue également un obstacle majeur. Comment faire des réunions hybrides un succès ?
Le matériel approprié est essentiel pour le travail hybride. Quiconque dispose d’un bureau à domicile adéquatement équipé est déjà bien positionné. Le défi suivant consiste à établir un pont au bureau entre les personnes présentes et les employés ou partenaires externes. La salle de réunion joue un rôle central à cet égard.
“De nombreux vendeurs commettent la même erreur”, déclare Elizabeth Callens, Chef de Produit chez Barco. “Leurs produits sont technologiquement avancés, mais ils n’ont pas suffisamment pensé à l’utilisateur final. Trop souvent, lorsqu’un utilisateur entre dans la salle, il ne sait pas quoi faire. De petites choses qui vont mal peuvent déjà gâcher une réunion hybride.”
Jamais assez simple
Les autres experts, réunis autour de la table par ITdaily pour discuter des défis du travail hybride, acquiescent.
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« Aussi simple que cela puisse être, c’est toujours trop compliqué », résume Koen Van Beneden, Directeur Général de HP Benelux. « Les gens font des erreurs. La technologie peut jouer un rôle important ici. Aujourd’hui, les gens doivent encore se connecter manuellement à une salle de réunion, et c’est là que ça se gâte. Une technologie proactive, où la salle et l’appareil collaborent automatiquement, résoudra ce problème. » Van Beneden est confiant que ce n’est plus une musique d’avenir lointaine.
Callens et Van Beneden sont assis autour de la table avec Femke De Vleeschouwer, Directrice des Ressources Humaines chez Teamleader, Peter Van Hoof, Directeur des Opérations de BIS|Econocom et Kristof Willems, Responsable de la Gestion des Produits chez Samsung.
Pas de réunion sans formation
Van Hoof considère comme une réalité que les réunions hybrides nécessitent une formation. Son entreprise est spécialisée dans l’équipement des salles de réunion, et il constate que la formation est un point sensible. « Les entreprises indiquent qu’elles veulent dispenser elles-mêmes la formation. En pratique, nous constatons que cela ne se produit pas. »
« Ensuite, lors d’une réunion, les gens restent simplement assis derrière leur ordinateur portable », remarque-t-il. « Le problème n’est pas que la technologie ne fonctionne pas, mais que les gens ne savent pas comment utiliser le matériel. Ils ne connaissent pas la fonctionnalité. Dès qu’ils savent comment tout fonctionne, la salle de réunion est toujours réservée et les gens ne peuvent plus s’en passer. »
Professionnel vs. appareil grand public
Willems souligne également un manque de connaissances comme point à améliorer. Selon lui, les problèmes commencent dès l’achat du matériel. « Les connaissances font défaut », soupçonne-t-il. « Les gens ne connaissent pas suffisamment bien la différence entre les appareils destinés aux consommateurs et les alternatives professionnelles. »
« Trop souvent, on voit des salles de réunion avec un téléviseur commercial au lieu d’un écran professionnel. Cet appareil professionnel supportera immédiatement bien une réunion et passera par exemple à la bonne entrée. Il peut même contenir de l’IA pour faire des transcriptions de réunions et des résumés. Un téléviseur grand public n’a pas cela, ce qui fait que les gens commencent à bricoler avec l’entrée et à cacher les câbles. »
Équiper correctement les salles de réunion va au-delà des écrans professionnels. L’époque d’une poignée de grandes salles de réunion est révolue. Autour de la table, il y a un consensus sur le fait qu’une variété de salles de réunion est essentielle, y compris de petites salles pour des réunions avec une poignée de personnes, ou même des conversations vidéo individuelles.
Plus qu’une grande salle
« Il y a de plus en plus de demandes pour des petits espaces et des espaces individuels », affirme Van Hoof. Cela a également un impact sur l’aménagement. Callens : « Vous devez aménager l’espace en fonction de l’utilisation prévue. Dans un petit espace, les besoins sont différents de ceux d’un grand espace. Un câble pour un PC et un écran légèrement plus grand sont parfois suffisants dans certains cas. »
« Chaque entreprise est différente », fait remarquer Van Hoof. « Parfois, il est important de se réunir, dans d’autres cas, les employés préfèrent être seuls. Il est donc important de surveiller l’utilisation des espaces et de demander aux gens pourquoi certaines salles ne sont pas utilisées et d’autres le sont. »
« La surveillance est très importante », affirme Willems. « Personne n’a trop de salles de réunion, et pourtant, les espaces réservés sont souvent vides. » Le rôle des logiciels est crucial à cet égard, car il existe déjà de nombreux outils qui surveillent l’utilisation des espaces. Même des paramètres tels que la qualité de l’air peuvent être contrôlés. C’est important : personne ne réservera une salle si elle ne contient plus d’air frais après une demi-heure, même si toute la technologie présente est de pointe.
Valeur ajoutée
Lorsque les salles de réunion appropriées sont équipées du matériel adéquat, elles offrent une grande valeur ajoutée. C’est ce que constatent tous les experts autour de la table. De plus, l’investissement en vaut la peine. Le travail hybride est là pour durer, donc les réunions hybrides aussi. Les situations où la moitié des participants sont assis côte à côte au bureau derrière un ordinateur portable avec un casque, et l’autre moitié à domicile, ne satisfont personne.
Les salles de réunion inadaptées présentent un autre risque. Trop souvent, le centre de gravité des réunions hybrides se déplace vers les personnes physiquement présentes, et les participants externes ne se sentent pas autant impliqués. Cela freine également la productivité d’une réunion et rend tout plus laborieux et désagréable.
De Vleeschouwer résume bien la situation : « Le temps perdu coûte de l’argent. » Il est donc dans l’intérêt de tous d’investir dans le bon matériel pour les salles de réunion appropriées, adapté aux besoins de chaque entreprise. Et ceux qui le font ne doivent pas trébucher sur la ligne d’arrivée : n’oubliez pas la formation, afin que les gens sachent comment utiliser tout le matériel, même s’il ne s’agit que d’un seul bouton.
Cet éditorial est le premier d’une série de trois sur le thème du travail hybride. Cliquez sur notre page thématique pour voir tous les articles de la table ronde, la vidéo et nos partenaires.