Les implémentations ERP doivent être réalisées progressivement. Il n’est pas envisageable de tout modifier en une seule fois. De surcroît, un suivi rigoureux sous forme de gestion de projet et la formation de vos employés sont cruciaux. Dany De Budt possède plus de 41 années d’expérience au sein de grandes entreprises de données et de technologie. Il expose sa vision concernant les implémentations ERP, les écueils qui se présentent et les raisons pour lesquelles une approche par phases augmente considérablement les chances de réussite.
La Planification des Ressources de l’Entreprise (ERP) joue un rôle essentiel dans la numérisation des entreprises. Cependant, près de la moitié de toutes les implémentations ERP échouent. Selon Dany De Budt, Directeur Général chez Priority Software, cela s’explique par plusieurs raisons.
Il a sa propre vision de l’ERP qui va à l’encontre de celle des grands acteurs de l’ERP. “Les organisations ne sont pas prêtes à tout bouleverser. C’est pourquoi nous adaptons nos solutions ERP aux processus d’entreprise existants, plutôt que l’inverse.”
Approche par phases
De nombreuses entreprises optent encore pour une implémentation ‘Big Bang’, où l’ensemble du système est modifié en une seule fois. Cela conduit souvent à des problèmes. “Les chiffres de Gartner montrent qu’environ 45 pour cent des implémentations ERP mondiales échouent,” déclare De Budt. “Cela s’explique par le fait que les entreprises sous-estiment l’impact d’un tel changement.”
Priority Software opte donc pour une approche progressive. Le système est d’abord adapté aux processus existants, puis on examine les possibilités d’optimisation ultérieure. “Après six mois à un an, les clients identifient les améliorations possibles et nous pouvons ensemble franchir les étapes suivantes.”
Cette méthode de travail empêche que les employés ne puissent faire face aux changements soudains. “La semaine dernière encore, j’étais chez un client qui voulait tout modifier en une seule fois et maintenant, douze mois plus tard, il est dans l’impasse,” raconte De Budt. “Son organisation n’était pas prête à changer simultanément l’entreprise, les processus et l’implémentation.”
La flexibilité est cruciale
De Budt observe que les entreprises évaluent souvent les solutions ERP après six à douze mois. “Durant cette première période, les clients découvrent ce qui peut être rendu plus efficace et ce qui peut être mieux automatisé. C’est alors que nous passons ensemble à la phase suivante.”
Cependant, la flexibilité ne signifie pas que tout est permis. “Si un client constate que tout est possible, il risque d’ajouter constamment de nouveaux souhaits au fil du temps, ce qui peut entraîner des retards et des dépassements de budget,” prévient De Budt. Une délimitation stricte des souhaits, des priorités claires et une bonne gestion de projet sont donc cruciales pour une implémentation réussie.
Le rôle de la gestion du changement
Une implémentation ERP signifie plus que simplement un nouveau logiciel. C’est un processus de changement continu. Cela implique que les entreprises ne se concentrent pas uniquement sur l’implémentation elle-même, mais aussi sur l’impact sur les employés. Une formation et un accompagnement sont nécessaires pour intégrer ce changement dans leur méthode de travail quotidienne. “Le succès d’une implémentation ERP dépend entièrement de la manière dont les employés acceptent et utilisent la nouvelle façon de travailler.”
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Pourquoi près de la moitié de toutes les implémentations ERP échouent
C’est pourquoi il est préférable que les organisations impliquent les employés le plus tôt possible dans le processus. Une communication claire aide à dissiper les incertitudes et à mettre en évidence les avantages du nouveau logiciel. De Budt : “C’est souvent sous-estimé, mais les employés se sentent souvent menacés. Ils pensent : ma tâche est automatisée, que me reste-t-il ?”
Une implémentation par phases aide également dans ce cas : les employés peuvent s’habituer aux changements et ont le temps de s’adapter. “Il est souvent préférable de fournir d’abord une solution viable, puis de l’étendre progressivement.”
Vision d’avenir
Les systèmes ERP ont une durée de vie de dix à quinze ans. Cela signifie que les fournisseurs de logiciels doivent non seulement répondre aux besoins actuels, mais aussi anticiper l’avenir. “Il ne s’agit pas d’une réflexion à court terme, nous regardons toujours vers l’avenir et sur le long terme,” affirme De Budt.
L’AI joue un rôle de soutien de plus en plus important. “L’AI ne remplace rien, mais ajoute de l’efficacité. Par exemple, nos équipes de support utilisent l’AI pour identifier et résoudre plus rapidement les problèmes.”
En outre, De Budt observe une tendance vers les solutions SaaS. “Nos versions sont publiées trois fois par an. Cela signifie que les clients ont toujours accès aux dernières améliorations sans mises à jour massives.”
Les pièges des projets ERP
De Budt observe fréquemment la récurrence des mêmes erreurs lors de l’implémentation d’un ERP. L’un des plus grands écueils est l’absence d’un chef de projet clairement défini. “Trop souvent, le directeur financier est désigné comme chef de projet, alors qu’il occupe déjà un poste à temps plein. L’implémentation d’un ERP nécessite quelqu’un qui puisse s’y consacrer entièrement.”
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En outre, des attentes trop élevées ou des changements dans les conditions de l’entreprise, tels que des acquisitions, peuvent retarder ou complexifier les projets. “C’est pourquoi nous optons toujours pour une approche flexible et examinons avec le client quelles adaptations peuvent être mises en œuvre au moment le plus opportun.”
Conclusion
L’implémentation d’un ERP requiert une approche stratégique. “En procédant par phases, en faisant preuve de flexibilité, en impliquant vos collaborateurs dès le début, vous augmentez les chances de succès”, conclut De Budt. La gestion du changement est un élément essentiel d’une implémentation réussie, tout comme un chef de projet à temps plein. Tout doit être parfaitement orchestré à tout moment, sinon la situation peut rapidement se détériorer.
Un système ERP flexible et orienté vers l’avenir peut aider les entreprises à croître. “Mais seulement s’il est implémenté de manière adéquate. Un ERP n’est pas un investissement ponctuel, c’est une collaboration à long terme.”