Signature électronique : les outils et la législation européenne

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Les négociations n’ont pas forcément retrouvé leur place dans le bureau après la pandémie. Il est parfaitement possible de parler avec l’image et le son via une plate-forme en ligne. Seuls les contrats peuvent empêcher une agréable réunion en ligne. Un outil de signature fiable est nécessaire afin de ne pas retarder inutilement les négociations.  

Avant la pandémie, les réunions ont généralement été menées physiquement. Pour chaque petite négociation, une autre réunion a été organisée. Venir trois fois au bureau pour régler un seul dossier ? Pas de problème.

La pandémie a changé notre vision des processus d’entreprise. Avec une réunion en ligne, il vous reste naturellement beaucoup plus de temps pour accomplir d’autres tâches urgentes. Se rencontrer physiquement pour signer un document est donc beaucoup moins fréquent.

Pendant la pandémie, on a amélioré les possibilités de signature électronique. Compte tenu de la situation, c’était nécessaire. Les entreprises ont essayé de se maintenir du mieux dans un environnement plein d’incertitudes. Le maintien des activités normales a nécessité des solutions numériques.

Réglementation européenne

Depuis 2018, les entreprises européennes doivent se conformer au règlement eIDAS si elles veulent signer numériquement un document de manière légale. Ce règlement n’a pas été créé pour donner des leçons aux entreprises et rendre la signature électronique inutilement compliquée. Il a été créé principalement pour simplifier le commerce entre les entreprises européennes.

Les législateurs européens ont mis en place le service go.eIDAS, qui permet la signature électronique avec une carte d’identité.

Les contrats constituent la base du commerce entre les entreprises. Par conséquent, le règlement devrait permettre la signature et l’identification électroniques par un moyen reconnu et approuvé dans chaque pays de l’UE.  

En plus du règlement, les législateurs européens mettent en place le service go.eIDAS. L’outil permet de signer numériquement avec une carte d’identité. Cependant, tous les pays européens ne soutiennent pas l’initiative, mais l’eID belge est intégrée au système.

Le fait que go.eIDAS ne soit pas soutenu dans tous les États membres indique la voie à suivre pour la suite de la réglementation. Chaque État membre décide lui-même des prestataires de services qu’il qualifiera pour permettre les signatures électroniques. Pour la Belgique, cet aperçu peut être consulté ici.

Libre choix en général

Les entreprises ne sont pas obligées de choisir un prestataire de services qualifié dans tous les cas. Pour les documents et accords importants, tels que les contrats de travail, les documents d’entreprise, les déclarations fiscales et les contrats de location, le choix est limité à la liste établie par le gouvernement belge.

Pour les autres documents, vous pouvez choisir à votre guise l’outil de signature électronique qui vous convient. N’oubliez pas qu’en cas de conflit, l’expéditeur du document se trouve dans une position plus faible. Dans ce cas, il doit prouver que la signature n’est pas falsifiée et que le document est valide.

Pour la plupart des documents, vous êtes libre de choisir l’outil de signature électronique qui vous convient, bien que l’expéditeur du document se trouve dans une position plus faible en cas de conflit avec un service non qualifié.

Les services de signature électronique qualifiés rendent des documents signés valides. C’est alors à la partie qui a signé le document de prouver que la signature a été falsifiée.

Outil belge

Un outil belge bien connu pour se vérifier numériquement s’appelle Itsme. L’application a également reçu le label de service qualifié du gouvernement belge.

L’application permet non seulement de s’identifier auprès des services publics numériques, mais elle peut aussi servir de deuxième couche de sécurité pour les outils de signature électronique. À cette fin, des partenariats ont été établis avec DocuSign et Adobe Acrobat Sign ; ces services sont présentés plus en détail ci-dessous. En intégrant les deux outils de signature électronique, Itsme peut servir de signature électronique qualifiée. Selon la réglementation européenne, il est autorisé.

Un territoire inconnu

Dans la plupart des cas, il n’est donc pas obligatoire de travailler avec des services qualifiés. C’est pourquoi il existe une pléthore d’outils de signature électronique qui facilitent les négociations et permettent de parvenir à un accord.  

Si vous avez encore des doutes quant à l’opportunité de remplacer les réunions physiques, vous pouvez essayer le simple outil HelloSign et en évaluer les avantages. Seule la partie qui établit le contrat a besoin d’un compte. Le contrat signé est automatiquement envoyé à l’adresse électronique des deux parties.

HelloSign fait partie de Dropbox depuis 2019. Il est donc possible de profiter de HelloSign dans un abonnement combiné avec les services de Dropbox. HelloSign est également disponible en tant que produit indépendant dans différentes formules, y compris une formule gratuite. Le service de signature électronique est également disponible dans Slack, Salesforce et Microsoft OneDrive.

Signature électronique occasionnelle

Vous préférez travailler selon un système hybride permettant autant le télétravail que le travail au bureau. Ou bien vous laissez le choix entre une signature électronique ou physique au destinataire du document. DocuSign est une plate-forme adaptée aux entreprises qui utilisent la signature électronique occasionnellement.

Lors d’une réunion en ligne, DocuSign permet de conclure un accord à l’aide d’une signature électronique. Les plate-formes de communication Teams et Zoom ont récemment intégré cet outil à cette fin. Microsoft Teams a intégré DocuSign à la fin de 2021 et l’outil est également accessible dans d’autres produits Microsoft Office. Zoom a suivi le mouvement et a intégré DocuSign à sa plate-forme en février 2022.

L’outil fonctionne également avec la plate-forme Workplace de Meta. Google Drive, Box, Dropbox et Evernote ont également adopté DocuSign. DocuSign ne dispose pas d’une version gratuite. Les formules standard peuvent prendre en charge jusqu’à cinq utilisateurs et commencent à partir de 23 par mois, par utilisateur.

Signature électronique plus intensive

Ceux qui ont trouvé la nouvelle norme dans les réunions numériques peuvent avoir un plus grand besoin de signature électronique. PandaDoc est une solution possible. Le service dispose d’une version gratuite qui est parfaite pour les entreprises qui travaillent avec Google Drive par défaut. L’offre gratuite vous permet déjà d’envoyer un nombre illimité de fichiers. Les versions payantes vous permettent de personnaliser les modèles.

L’un des principaux inconvénients du service est l’absence de support pour Microsoft Office et Microsoft Teams. Du moins pas directement, car PandaDoc peut être intégré à l’environnement Office via le logiciel Zapier. Les fonctionnalités de Zapier ne peuvent être utilisées que dans le cadre du plan d’affaires de 49 dollars par mois et par utilisateur. Salesforce et Google Drive prennent directement en charge PandaDoc, mais l’intégration avec Salesforce n’est pas non plus librement accessible.

PandaDoc ne donnera peut-être pas toute satisfaction aux organisations qui travaillent beaucoup avec Microsoft Office et Teams. Pour ces organisations, SignNow est une excellente alternative. Il offre un plan d’entrée moins cher que la plupart des autres services de signature électronique (8 dollars par mois et par utilisateur) et est plus fort en termes de contenu, par exemple, un accès immédiat à des modèles personnalisés. SignNow a également des partenariats avec Salesforce et Google Drive.

Signature électronique très intensive

Adobe Acrobat Sign est un autre logiciel bien connu. L’outil de signature est une bonne option pour les entreprises qui signent un grand nombre de documents électroniquement. Le service ne propose que deux formules : la formule standard (18,14 euros par mois, par utilisateur pour Windows) et la formule pro (20,56 euros par mois, par utilisateur pour Windows et Mac).

Le service est compatible avec Microsoft, Salesforce et Workday. L’intégration plus étroite avec Microsoft n’est pas encore une solution à long terme, mais elle est très utile. La signature électronique deviendra donc possible dans Microsoft Office et Microsoft 365. L’intégration dans Teams était déjà une réalité depuis un certain temps.

La fin des règles Corona ne signifie pas que tout doit être ramené à la situation de 2019. De nombreuses activités ont trouvé une variante numérique digne de ce nom, qui accélère même les processus commerciaux. Le marché des outils de signature électronique a déjà fait ses preuves. Bien que les intégrations supplémentaires dans diverses plate-formes de communication rendent la signature numérique encore plus facile.   

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